[Video] Cách tổ chức và điều hành cuộc họp hiệu quả

Câu hỏi: Người trưởng nhóm cần làm gì để trung hòa giữa các bạn cá tính trong một cuộc họp? Có lần bản thân họp, trong cuộc họp ấy có bạn thì đưa ra nhiều ý kiến đến mức không nghe thấy lời ngắt của các bạn khác; và bản thân khi thấy các bạn trình dài dòng cũng không muốn nghe.

Trả lời:

Người Phật tử có những cuộc họp bàn về Phật Pháp và công việc phận sự. Đôi khi ta để cho mọi người có ý thức tự giác mà không đưa vào quy ước họp chung, nên đôi lúc sẽ xa rời trọng tâm và cuộc họp diễn ra rất dài, trong khi những vấn đề cần thì không giải quyết được. Vì vậy, ta phải tuân thủ quy tắc họp ở ngoài đời. Đó là quy tắc họp mang tính chất tư duy, tôn trọng rất lớn.

- Trước khi tổ chức cuộc họp nên đưa ra các vấn đề sẽ trao đổi trong cuộc họp để mọi người tư duy trước. Sau đó, đưa ra một khung đăng ký trả lời; và mỗi một ý, mọi người chỉ được phép trả lời trong 3-5 phút (tùy theo thời gian họp). 

+Trong buổi họp, đưa lên từng ý kiến, từng ý giải quyết một. 

+ Khi chuyển sang nội dung khác thì phải chốt được nội dung trước đó. Khi đã xong thì không quay lại nữa. 

+ Sau khi chốt xong hết các vấn đề thì bắt đầu đến vòng thứ hai là cho ý kiến bổ sung từ vấn đề thứ nhất. Trong lần ý kiến này, chỉ cho tối đa 1-2 phút.

- Mỗi người chủ tọa trong cuộc họp:

+ Có quyền cho tiếp tục họp, cho người phát biểu thêm hoặc dừng nếu như nói sai trọng tâm.

+ Phải nắm bắt được trong buổi họp có những nội dung gì. 

- Lợi ích khi người chủ tọa tổ chức cuộc họp như trên: 

+ Có ý thức trong buổi họp, có tư duy sâu nên khi tất cả mọi người đưa ra ý kiến, có thể chủ tọa cần ý kiến của mọi người để hoàn thiện ý kiến của mình. 

+ Như vậy, người chủ tọa sẽ đưa được những quyết định rất sắc bén, rất phù hợp, mới được uy tín cao và không bị người ở bên dưới nói lan man.

Như vậy, muốn có cuộc họp chất lượng, phải chuẩn bị cho buổi họp thật kỹ lưỡng. Đó là cách họp đem đến kết quả cao, khiến cho mọi người không bị nhàm chán và cắt đi những ý kiến không tư duy, suy nghĩ của người khác.

Mời các bạn tìm hiểu chi tiết trong video trên!

Các bài nên xem:

• Vai trò của ý thức tổ chức trong công việc
• 5 điều cần biết cho cuộc sống gia đình hạnh phúc
• Cách thúc đẩy các thành viên đóng góp ý kiến trong cuộc họp!
• Mất phương hướng trong cuộc sống – phải làm sao tìm được lối đi cho chính mình?
• “Tuổi trẻ phải sống có ý chí, nghị lực để có thể vượt qua mọi chướng ngại, khó khăn, thử thách trong cuộc sống”